Privacy Policy

1. Algemeen

Deze privacy policy (“Privacy Policy”) regelt de verwerking van uw persoonsgegevens als een onderdeel van uw gebruik van onze Website (de “Website”) en de aan klanten aangeboden diensten (gezamenlijk aangeduid als de “Diensten”). Deze verwerking wordt uitgevoerd door CP Communications Comm.V., actief onder de naam ‘Say it with words’, als verantwoordelijke voor de verwerking, met maatschappelijke zetel  te Henkeltassestraat 11, 1910 Kampenhout (“wij”, “ons”), ingeschreven in de KBO onder nummer BE-0784.257.27, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Door het gebruik van onze Website en/of onze Diensten, erkent u dat u deze Privacy Policy zorgvuldig heeft gelezen en dat u hiermee zonder voorbehoud instemt. Wij behouden ons het recht voor om de Privacy Policy regelmatig te wijzigen volgens ons eigen inzicht. Indien ingevolge de toepasselijke wetgeving uw voorafgaande toestemming nodig is voor wijzigingen aan deze Privacy Policy, zullen wij u hierover contacteren, al dan niet via de Website. 

Door een checkbox aan te klikken waarin vermeld wordt dat u verklaart de Privacy Policy volledig te hebben gelezen en begrepen verklaart u dat u inderdaad deze Privacy Policy gelezen heeft en hiermee zonder voorbehoud instemt. U verklaart dat u begrijpt met welke doeleinden uw persoonsgegevens worden verwerkt. U stemt er ook mee in dat uw voortgezet gebruik wordt begrepen als een voortgezette toestemming. U kan uw toestemming op elk ogenblik intrekken door ons te contacteren via team@sayitwithwords.be.

Hou er rekening mee dat we zogenaamde ‘cookies’ of gelijkaardige technologie kunnen gebruiken als deel van de Website en/of de Diensten. Cookies zijn kleine tekstbestanden die geplaatst worden op de harde schijf van een toestel, en die bepaalde informatie bevatten, waaronder soms persoonsgegevens. Voor meer informatie betreffende ons gebruik van cookies, gelieve u onze cookie policy te lezen: Cookie Policy

Deze Privacy Policy was laatst bijgewerkt op 2 november 2022.

2. Wat & waarom we gegevens verwerken

Wij verwerken volgende persoonsgegevens: 

• Algemene klantendata zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
• Financiële data zoals uw bankrekening
• Gedragsdata met betrekking tot het gebruik van deze Website, IP-adres
• Accountgegevens voor inloggen op de Website
• Andere data die u ons spontaan zou meedelen in het kader van onze samenwerking zoals logingegevens van websites of social media accounts

In principe verwerken wij geen gevoelige gegevens zoals persoonsgegevens met betrekking tot uw gezondheid. 

In principe verkrijgen wij de hierboven genoemde persoonsgegevens rechtstreeks van u. Als u er echter voor kiest om zich te registreren via een social media account (bijvoorbeeld Facebook of Instagram), worden deze gegevens verzameld via uw social media profiel. Wij raden u aan om de privacy policy van uw social media service provider te raadplegen om na te gaan welke gegevens door uw social media service provider worden verwerkt wanneer u gebruik maakt van de social media login functie. Mogelijks krijgen wij uw gegevens door van derden bv. in het kader van een doorverwijzing.  

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens voor volgende doeleinden:

Om u op een gepersonaliseerde en efficiënte manier te voorzien van de informatie over producten en diensten die u aanvraagt, hetzij via de Website, e-mail, telefoon of social media kanalen. Dit doorgaans op basis van onze precontractuele communicatie met het oog om een contract aan te gaan. 

Om uw persoonsgegevens te verwerken zodat wij de Diensten kunnen verstrekken. Dit op basis van het contract tussen ons. 

Voor direct marketing doeleinden, d.w.z. om u te kunnen voorzien van gerichte communicatie, promoties, aanbiedingen en andere advertenties van ons of onze geselecteerde partners zoals via een nieuwsbrief. Hiervoor zullen wij uw voorafgaande toestemming vragen. Wanneer u evenwel reeds klant bent, kunnen wij u informeren over zaken die relevant zijn voor u in het kader van de klantenrelatie en de lopende overeenkomst, dan wel over gelijkaardige diensten en producten in het kader van ons gerechtvaardigd belang. Voor marketing cookies op deze Website zal steeds uw toestemming gevraagd worden. 

Voor het uitvoeren van statistische analyses om onze Website en/of Diensten te verbeteren, of het ontwikkelen van nieuwe producten of diensten en degelijk klantenbeheer. Dit doorgaans op basis van ons gerechtvaardigd belang. Voor analytische cookies op deze Website zal steeds uw toestemming gevraagd worden. 

Om te verstrekken aan een financiële instelling of betalingsdienstaanbieder, om uw financiële instelling en de betalingsdienstaanbieder in staat te stellen aan hun wettelijke verplichtingen te voldoen. Dit op basis van de uitvoering van het contract tussen ons aangezien wij in het kader hiervan uw betaling moeten kunnen ontvangen. 

Om over te dragen aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten als bewijs van mogelijke misdrijven of indien er gegronde verdenkingen bestaan van een onrechtmatige daad of misdrijf door u gepleegd door middel van uw registratie bij of gebruik van de Website of de Diensten en in het algemeen om onze rechten te vrijwaren. Dit op basis van onze gerechtvaardigde belangen, dan wel wettelijke verplichtingen. 

In het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of splitsing door een derde partij, zelfs indien die derde zich buiten de EER bevindt. Dit op basis van onze gerechtvaardigde belangen. 

Als en wanneer uw registratie op de Website of gebruik van de Website of Diensten kan worden beschouwd (a) als een schending van de voorwaarden of de intellectuele eigendomsrechten of enig ander recht van een derde partij, (b) een bedreiging voor de veiligheid of integriteit van de Diensten, (c) een gevaar voor de Website of Diensten of systemen van ons of van onze onderaannemers als gevolg van virussen, Trojaanse paarden, spyware, malware, of enige andere vorm van kwaadaardige code, of (d) op welke manier dan ook illegaal of onrechtmatig, discriminerend of beledigend is, mogen wij uw gegevens verwerken in het belang van onszelf, onze partners of derden. Dit tevens op basis van onze gerechtvaardigde belangen. 

3. Met wie wij gegevens delen

Wij kunnen een beroep doen op externe verwerkers om u de Website en/of Diensten aan te bieden zoals onze IT-partners (zoals Facebook, Instagram, LinkedIn Mailchimp, Google Analytics), onderaannemers of onze accountant. Wij zorgen ervoor dat derde verwerkers uw persoonsgegevens alleen namens ons, en op schriftelijke instructie van ons, mogen verwerken. Wij garanderen dat alle externe verwerkers met de nodige zorgvuldigheid worden geselecteerd zodat wij kunnen rekenen op de veiligheid en integriteit van uw persoonsgegevens. Zo nodig sluiten wij een verwerkersovereenkomst af. 

Wij kunnen geanonimiseerde en/of geaggregeerde gegevens overmaken aan andere organisaties die deze gegevens kunnen gebruiken om producten en diensten te verbeteren en de marketing, presentatie en verkoop van producten en diensten op maat te organiseren.

Ten slotte worden uw persoonsgegevens ook gedeeld met de bevoegde autoriteiten indien zij daarom zouden verzoeken. 

4. Waar wij gegevens verwerken

Wij kunnen uw gegevens overdragen aan organisaties buiten de EER. Indien een dergelijke overdracht plaatsvindt, zullen wij ervoor zorgen dat er passende waarborgen zijn om de veiligheid en integriteit van uw persoonlijke gegevens te garanderen, en dat alle rechten met betrekking tot persoonsgegevens gegarandeerd worden die u zou kunnen genieten onder toepasselijk dwingend recht.

Als er een overdracht van uw persoonsgegevens en/of geanonimiseerde en/of geaggregeerde gegevens plaatsvindt, worden de wettelijke beschermingsmechanismen ingevoerd. Het zal zijn dat de Europese Commissie voor het desbetreffende land een adequaatheidsbesluit heeft uitgevaardigd. Is dit niet het geval, dan is onze doorgifte doorgaans op basis van de standard contractual clauses uitgevaardigd door de Europese Commissie en eerder uitzonderlijk op basis van de zogenaamde corporate binding rules. 

5. Hoe wij gegevens verwerken

Wij zullen ons uiterste best doen om alleen de persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn om de in deze Privacy Policy vermelde doeleinden te bereiken. Wij zullen uw persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier verwerken. Wij zullen ons uiterste best doen om de persoonsgegevens accuraat en up-to-date te houden. Dank ons te informeren over wijzigingen die voor ons relevant kunnen zijn. 

Uw persoonsgegevens worden alleen verwerkt zolang als nodig is om de in deze Privacy Policy vermelde doeleinden te bereiken of tot het moment waarop u uw toestemming voor de verwerking ervan intrekt. Hou er rekening mee dat de intrekking van de toestemming kan impliceren dat u niet langer in staat bent om de Website en/of Diensten geheel of gedeeltelijk te gebruiken. Als u zich bij onze Website heeft geregistreerd, zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen als u uw profiel verwijdert, tenzij een wettelijke of reglementaire verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel ons dat zou verhinderen.

Wij zullen de gepaste technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens veilig te houden tegen ongeoorloofde toegang of diefstal en tegen onopzettelijk verlies, manipulatie of vernietiging. Dit alles rekening houdende met de specifieke aard en grootte van onze activiteiten, met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen. Toegang door ons personeel of personeel van onze externe verwerkers is alleen mogelijk op een need-to-know-basis en is onderworpen aan strikte geheimhoudingsverplichtingen. U begrijpt echter dat de zorg voor veiligheid en beveiliging slechts inspanningsverplichtingen naar beste vermogen zijn, die nooit kunnen worden gegarandeerd.

Wij houden uw gegevens niet langer bij dan noodzakelijk. Wanneer u geen klant bent verwijderen wij uw persoonsgegevens van zodra u zich uitschrijft voor de direct marketing communicatie zoals nieuwsbrief. Zo bewaren we uw gegevens in het kader van de fiscale bepalingen aangaande de bewaring van fiscale documenten doorgaans voor 7 jaar. Wij houden de gegevens ook bij voor het vrijwaren van onze rechten in geval van geschillen (contractuele aansprakelijkheid: 10 jaar, bij rechtsvorderingen: tot het einde van de procedure). 

6. Uw rechten

U heeft het recht om toegang te vragen tot alle persoonsgegevens die wij over u verwerken. Verzoeken om toegang die klaarblijkelijk worden ingediend met oog op het veroorzaken van overlast of schade voor ons, worden echter niet behandeld.

U heeft het recht om te vragen dat alle persoonsgegevens over u die onjuist of onnauwkeurig zijn, kosteloos worden gecorrigeerd. Als u zich bijvoorbeeld heeft geregistreerd op onze Website, kunt u veel van deze gegevens zelf corrigeren via uw profiel. Indien een dergelijk verzoek wordt ingediend, dient u bij dit verzoek ook het bewijs te voegen dat de persoonsgegevens waarvoor correctie wordt gevraagd, onjuist zijn.

U heeft het recht om uw eerder gegeven toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar team@sayitwithwords.be, of door uw profiel te verwijderen (indien van toepassing).

U heeft het recht om te vragen dat persoonsgegevens met betrekking tot u worden verwijderd. U dient er echter rekening mee te houden dat een verzoek tot verwijdering door ons zal worden beoordeeld in het licht van wettelijke of reglementaire verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen die ons kunnen verhinderen de betreffende persoonsgegevens te verwijderen.

In de plaats van verwijdering kunt u in sommige situaties ook vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken.

U heeft het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van persoonsgegevens bij verwerking op basis van algemeen belang, openbaar gezag of gerechtvaardigde belangen. Als de beoogde verwerking echter als direct marketing wordt aangemerkt, heeft u het recht zich kosteloos en zonder rechtvaardiging het recht van bezwaar uit te oefenen tegen een dergelijke verwerking.

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming of op basis van een contract en de verwerking met geautomatiseerde middelen gebeurt, heeft u het recht om de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en, indien technisch mogelijk, heeft u het recht deze gegevens rechtstreeks door te geven aan een andere dienstverlener. 

Als u een verzoek wilt indienen om één of meer van de hierboven vermelde rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar team@sayitwithwords.be. In dit verzoek moet duidelijk worden vermeld welk recht u wenst uit te oefenen en waarom. Het moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een afdoende bewijs van uw identiteit. Wij zullen uw aanvraag uiterlijk binnen één (1) maand na ontvangst behandelen.

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact met ons opnemen via het e-mailadres team@sayitwithwords.be. Het staat u ook vrij om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. Voor België is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32(0)22744800, fax +32(0)22744835, contact@apd-gba.be. Ga voor meer informatie naar http://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Op deze Privacy Policy en het verwerken van de persoonsgegevens is in principe het Belgische recht van toepassing. Alle geschillen worden bij voorkeur in der minne geregeld. Indien dit onmogelijk blijkt, behoren alle geschillen voortvloeiende uit deze Privacy Policy en het verwerken van persoonsgegevens tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken en hoven van het arrondissement waar we onze maatschappelijke zetel hebben, tenzij dwingende wetgeving dit zou verbieden.