Algemene voorwaarden Say it with words

1. Toepassingsgebied

Alle rechtsverhoudingen tussen CommV CP Communications (actief onder de naam ‘Say it with words’), met maatschappelijke zetel te Stompaertshoek 31 bus 303, 2800 Mechelen, België, ondernemings- en btw-nummer 0784.257.272, RPR Antwerpen (afdeling Mechelen), met website https://sayitwithwords.be/, en e-mailadres team@sayitwithwords.be (verder genaamd ‘Say it with words’) en de klant worden beheerst door onderhavige algemene voorwaarden.

Say it with words biedt als onafhankelijke dienstverlener marketingadvies voor ondernemers met een online business. 

Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn enkel tegenstelbaar aan Say it with words indien zij deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard. 

Deze algemene voorwaarden maken integraal deel uit van de offerte. In geval van conflict tussen de bepalingen van de offerte en de bepalingen van de algemene voorwaarden hebben de bepalingen van de offerte voorrang. 

Voor zover de klant algemene voorwaarden voor haar leveranciers of dienstverleners heeft, worden zij in ieder geval uitgesloten. 

Say it with words behoudt zich het recht voor onderhavige algemene voorwaarden op elk moment te wijzigen. De gewijzigde versie zal slechts op reeds lopende overeenkomsten van toepassing worden voor zover deze nieuwe voorwaarden uitdrukkelijk door de klant worden  aanvaard. Deze algemene voorwaarden werden voor het laatst op 1 april 2022 geüpdatet.

2. Offerte

Een offerte van Say it with words is slechts een uitnodiging tot het plaatsen van een opdracht bij Say it with words en is slechts geldig ten aanzien van de persoon/personen aan wie de offerte gericht is. Een offerte heeft een geldigheidsduur zoals vermeld staat op de offerte zelf, of bij gebreke hieraan een geldigheidsduur van veertien (14) kalenderdagen na datum van de offerte. Say it with words heeft vóór de aanvaarding van de offerte door de klant het recht om fouten in een offerte recht te zetten of de offerte in te trekken. De offerte is gebaseerd op de gegevens die de klant heeft verstrekt. 

Offertes omvatten enkel de opdrachten erin vermeld, met expliciete uitsluiting van enig meerwerk ingevolge een wijziging van de opdracht door de klant, door onvoorziene omstandigheden of enige andere reden. 

3. Totstandkoming van de overeenkomst

Een overeenkomst komt pas tot stand na schriftelijke bevestiging van Say it with words aangaande de ontvangst van de aanvaarding van de offerte door de klant. De eigenlijke startdatum staat vermeld in de offerte. Say it with words zal evenwel pas tot uitvoering van de opdracht overgaan indien ook het eventueel gevraagde voorschot is betaald op de bankrekening van Say it with words.

Eventuele aanvullingen of andere wijzigingen van de opdracht zijn eveneens pas geldig na schriftelijke bevestiging hiervan door Say it with words. Deze wijzigingen kunnen uiteraard ook een invloed hebben op het kostenplaatje.

Door zijn aanvaarding erkent de klant volledig geïnformeerd te zijn over alle aspecten van de diensten. 

4. Verwerking van persoonsgegevens en klantenreferentie

De klant geeft Say it with words de toestemming om diens gegevens op te nemen in haar klantenbestand. Say it with words streeft ernaar persoonsgegevens te beschermen overeenkomstig de toepasselijke privacy wetgeving. Say it with words verwijst dienaangaande naar haar privacybeleid, dewelke via de website www.sayitwithwords.be kan worden geconsulteerd en geacht wordt integraal deel uit te maken van deze algemene voorwaarden. Het privacybeleid kan ook steeds op eerste verzoek worden bekomen. Wanneer Say it with words persoonsgegevens zou verwerken namens de klant, zullen partijen zo nodig een verwerkersovereenkomst afsluiten. 

De klant geeft aan Say it with words de toestemming om diens handelstekens, zoals naam en logo, te gebruiken in het kader van promotionele activiteiten. De klant kan hier te allen tijde schriftelijk protest tegen uitbrengen, waarna de vermelding onmiddellijk en definitief wordt verwijderd.

5. Annulatie

Indien de klant na zijn aanvaarding een specifieke opdracht of een opdracht van bepaalde duur geheel of gedeeltelijk annuleert, zal dit geen afbreuk doen aan zijn betalingsverplichtingen, behoudens indien deze terugtrekking gerechtvaardigd is ingevolge deze algemene voorwaarden en/of dwingende wettelijke bepalingen. De klant dient alsdan de vooropgestelde vergoeding alsmede gemaakte en nog te maken kosten voortvloeiende uit verplichtingen die Say it with words reeds had aangegaan met het oog op de vervulling van de opdracht te vergoeden, onverminderd vergoeding voor hoger bewezen schade. Uitstel van een opdracht zal beschouwd worden als een annulatie van een opdracht. 

In geval van een overeenkomst van onbepaalde duur kunnen beide partijen de overeenkomst opzeggen mits het respecteren van een opzegtermijn van één (1) maand, tenzij anders overeengekomen. De opzegtermijn begint te lopen op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de opzeg werd gegeven. 

De opzeg zal aan de andere partij te kennen gegeven worden door middel van een e-mail. 

6. Uitvoeringstermijnen zijn indicatief

Uitvoeringstermijnen zijn indicatief, tenzij anders afgesproken. Een levering na een eerder vermelde levertermijn kan niet door de klant worden geweigerd en kan geen aanleiding geven tot enige schadevergoeding. Wijzigingen in de opdracht hebben automatisch tot gevolg dat eventuele afgesproken uitvoeringstermijnen vervallen. 

7. Uitvoering als zelfstandig dienstverlener

Say it with words verbindt er zich toe de opdracht naar beste vermogen en met de vereiste zorg uit te voeren. Say it with words kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor fouten, tekortkomingen of overtredingen die zouden begaan zijn voor haar tussenkomst. Partijen zijn geen exclusiviteit overeengekomen.

Als zelfstandig dienstverlener is Say it with words volledig vrij om de uitvoering van de opdracht naar eigen vermogen en inzicht te verrichten. Say it with words zal haar eigen infrastructuur en materialen gebruiken, tenzij anders overeengekomen. Say it with words is geen werknemer van de klant, maar Say it with words zal de algemene richtlijnen en strategische beslissingen genomen door de klant respecteren.

De klant verbindt zich ertoe het werk van Say it with words, periodiek en zoals overeengekomen tussen partijen, op te volgen. Zo nodig dient de klant tijdig aangepaste algemene instructies te geven. Het indienen van klachten heeft evenwel geen invloed op enige (tussentijdse) betalingsverplichting.

Alle documenten, briefwisseling en onderhandelingen gevoerd tussen Say it with words en de klant, dienen aanzien te worden als een onontbeerlijk instrument om hen toe te laten de diensten overeenkomstig de overeenkomst uit te voeren en niet als de uitdrukking van enigerlei gezagsverhouding tussen Say it with words en de klant.

8. Verlof

Beide partijen erkennen dat de andere partij onbeschikbaar kan zijn ingevolge verlof. De klant verbindt er zich toe om de nodige voorbereidingen te treffen teneinde de onderbreking in het geven van algemene richtlijnen zo veel als mogelijk op te vangen tijdens haar verlofperiode. Gelet op het feit dat Say it with words een kleine onderneming is, zal Say it with words over het algemeen niet genoodzaakt zijn om de gevraagde prestaties uit te voeren tijdens haar verlof, maar partijen kunnen wel te goeder trouw de voor deze periode origineel overeengekomen deadlines en de omvang van werk herbespreken. 

9. Samenwerking met derden

Say it with words kan niet aansprakelijk gesteld worden voor handelingen van of nalatigheid door enige derde, ook niet wanneer zij deze derde partijen heeft voorgedragen. Deze derden werken niet in onderaanneming van Say it with words en Say it with words kan aldus geenszins verplicht worden om enige betaling aan desbetreffende derden te doen.

Say it with words kan een beroep doen op onderaannemers voor de uitvoering van de overeenkomst zonder dat een voorafgaandelijk akkoord van de klant nodig is. 

10. Vertrouwelijkheid

Partijen respecteren de principiële vertrouwelijkheid van de informatie die als vertrouwelijk werd bestempeld of redelijkerwijze als vertrouwelijk moet worden beschouwd en partijen zullen de informatie uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de diensten. Deze verplichting tot geheimhouding geldt niet voor informatie waarvan kan worden bewezen dat:

• deze al in het bezit was van de partij die ze openbaar maakt op het moment dat ze de informatie van de andere partij kreeg; of

• dat de betrokken informatie publieke kennis is of geworden is, of

• dat die informatie verkregen werd van een derde partij die geen verplichting tot geheimhouding had.

Wanneer Say it with words voor de uitvoering van een opdracht beroep doet op onderaannemers, worden onderaannemers ook verplicht om de vertrouwelijkheid te respecteren. Partijen kunnen desgewenst een aparte vertrouwelijkheidsovereenkomst aangaan. 

11. Medewerking van de klant

Om een correcte en tijdige uitvoering van de opdracht(en) te kunnen garanderen verwacht Say it with words van de klant een vlotte medewerking en de terbeschikkingstelling van alle redelijkerwijze benodigde informatie, zowel uit eigen inzicht als op eenvoudig verzoek. Say it with words kan geenszins worden aangesproken in rechte wegens fout of nalatigheid, noch kan de klant de factuur niet of slechts gedeeltelijk voldoen, omwille van incorrecte of onvolledige of te laat bezorgde informatie van de klant. Zo moeten digitale bestanden voldoen aan de meegegeven specificaties. Desgevallend kan een meerprijs worden doorgerekend voor extra verrichte werkzaamheden ingevolge foutieve of onvolledige informatie. Ook is Say it with words alsdan steeds gerechtigd deze overeenkomst/haar prestaties op te schorten. 

De klant zal de ontwikkelde werken zoals teksten en vertalingen voor de publicatie steeds controleren op spelling, grammatica en inhoud. Er zal in ieder geval pas tot druk overgegaan worden nadat de klant een ‘goed voor druk’ heeft gegeven. 

12. Plaats van uitvoering

Behoudens andersluidende overeenkomst, zullen de werkzaamheden uitgevoerd worden vanuit een locatie naar keuze van Say it with words. 

Indien in het kader van de opdracht werkzaamheden worden verricht op kantoor van de klant of op een door hem aangewezen locatie, zorgt de klant voor een adequate werkruimte en in redelijkheid gewenste en benodigde faciliteiten en dit zonder dat hiervoor kosten aan Say it with words kunnen worden doorgerekend. 

13. Verplichte opleidingen en Handover-regeling

Wanneer de klant Say it with words verplicht tot het volgen van een opleiding zullen de uren en hiermee gepaard gaande kosten integraal door de klant vergoed worden, tenzij expliciet anders overeengekomen tussen partijen. 

In geval Say it with words bepaalde werkzaamheden moet overdragen aan de klant of een door de klant aangeduide derde, zullen deze prestaties ook vergoed worden. 

14. Meerdere contactpersonen

Indien de klant meerdere contactpersonen heeft, is Say it with words gerechtigd op instructie van één van die personen te handelen, tenzij anders overeengekomen. 

15. Onmiddellijke beëindiging

Say it with words behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor de overeenkomst, zonder gerechtelijke tussenkomst, op elk ogenblik, zonder ingebrekestelling, zonder opzeggingstermijn of schadevergoeding op te schorten of te ontbinden indien er redenen zijn die de professionele samenwerking verhinderen zoals:

– schending door de klant van diens verplichtingen vermeld in onderhavige algemene voorwaarden en/of de offerte of enige andere overeenkomst tussen partijen;

– belangenconflict;

– indien de klant Say it with words zou verzoeken haar integriteit of aansprakelijkheid in het gedrang te brengen;

– ingevolge faillissement, overlijden, onbekwaamheid, minnelijke of gerechtelijke ontbinding, staking van betaling, voorlopig bewind, collectieve schuldenregeling, alsook ingevolge ieder ander feit wijzende op de insolvabiliteit van de klant, dan wel wanneer de klant afstand doet van alle of een belangrijk deel van haar activa. 

Bovendien kunnen er zich situaties van force majeure (overmacht) voordoen. De volgende situaties zullen in ieder geval als een force majeure situatie te beschouwen zijn: elektronische panne, natuurrampen, brand, oorlog, ziekte van Claudia Parms of diens onderaannemers. Say it with words kan niet aansprakelijk worden gehouden voor vertragingen of gebrekkige prestaties ingevolge deze overmachtsituaties. 

De opschorting of ontbinding op basis van voorgaande gronden zal schriftelijk door Say it with words worden medegedeeld. 

De ontbinding brengt de opeisbaarheid mee van alle facturen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn en alsook alle toegestane betalingsvoorwaarden vervallen. De klant zal Say it with words alsdan steeds de vooropgestelde vergoeding betalen, alsmede gemaakte en nog te maken kosten voortvloeiende uit de verplichtingen die Say it with words reeds had aangegaan met het oog op de vervulling van de opdracht, onverminderd vergoeding voor hoger bewezen schade. 

16. Intellectuele eigendom

Say it with words zal de intellectuele eigendomsrechten van de werken van de klant respecteren. Say it with words zal het auteursrecht en andere intellectuele eigendomsrechten, dan wel haar gebruiksrechten, op alle door haar opgemaakte documenten en materialen, waaronder ook teksten, tekeningen, PowerPoints en notities behouden en dit ongeacht of hiervoor aan de klant kosten werden in rekening gebracht. De klant aanvaardt enkel een beperkt recht van toegang, gebruik en weergave te verkrijgen, en dit in overeenstemming met de oorspronkelijk kenbaar gemaakte doelstellingen en bestemmingen. De klant kan slechts bijkomende rechten bekomen mits een schriftelijke overeenkomst die de overdracht van de rechten of het toekennen van een ruimere licentie regelt. Zonder uitdrukkelijke toestemming van Say it with words kan niets openbaar worden gemaakt of gebruikt. Deze toegekende rechten zijn op een niet-exclusieve basis toegekend en zijn niet-overdraagbaar. Elk werk dat door Say it with words ontwikkeld wordt, dient enkel en alleen voor gebruik van de klant. De klant is eveneens verantwoordelijk voor ieder vastgesteld ongeautoriseerd gebruik door derden ingevolge diens toedoen.  

In geval de klant zelf materiaal aanreikt, zoals teksten of foto’s, garandeert de klant dat het gebruik hiervan geen inbreuk maakt op enig intellectueel eigendomsrecht en dat hij Say it with words hiervoor zal vrijwaren. 

Say it with words behoudt zich het recht voor de naar de klant doorgestuurde en opgemaakte documenten en materialen te gebruiken voor publicitaire doeleinden en algemene informatie, zo nodig geanonimiseerd.  

17. Betalingen

Tenzij anders overeengekomen, zijn de tarieven weergegeven in EURO, exclusief BTW en andere taksen en eventuele andere bijkomende kosten. Onder bijkomende kosten vallen onder meer verplaatsingskosten, kosten voor overzeese telefoongesprekken. De bijkomende kosten zullen vermeld staan in de offerte. 

Say it with words behoudt zich het recht voor een voorschot te vragen alvorens tot de uitvoering van de overeenkomst over te gaan. Er zal worden gefactureerd overeenkomstig het bepaalde in de offerte. 

De vergoeding zal doorgaans maandelijks gefactureerd worden. De facturen van Say it with words zijn integraal betaalbaar op de zetel van Say it with words via het rekeningnummer van Say it with words vermeld op de factuur, zonder korting en dit binnen de veertien (14) dagen na de factuurdatum. 

De klant zal instaan voor de wisselkoerskosten en kosten verbonden aan internationale overschrijvingen (indien van toepassing).

Facturen kunnen enkel schriftelijk worden geprotesteerd bij aangetekend schrijven binnen de acht (8) dagen na factuurdatum en met vermelding van de factuurdatum, factuurnummer en gedetailleerde motivering. Indien Say it with words geen (tijdige) betwisting bereikt binnen voorvermelde periode, wordt de factuur geacht aanvaard te zijn door de klant.

In geval een factuur aan meerdere personen is gericht, zijn zij allen hoofdelijk aansprakelijk voor de voldoening van de factuur. 

Voor elke factuur dat geheel of gedeeltelijk niet is betaald op de vervaldag wordt van rechtswege, zonder ingebrekestelling, een nalatigheidsintrest aangerekend aan 8% van het openstaande bedrag.

Onverminderd het voorgaande behoudt Say it with words zich het recht voor een forfaitaire schadevergoeding te vragen van 10% van de onbetaalde bedragen, met een absoluut minimum van honderd vijftig euro (€ 150,00) en dit onverminderd rechterlijke vordering tot vergoeding voor hoger bewezen schade. 

Bovendien brengt de betalingsachterstand de opeisbaarheid mee van alle andere facturen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn en vervallen alle toegestane betalingsvoorwaarden. 

18. Aansprakelijkheid

De verbintenis is in hoofde van Say it with words is een middelenverbintenis. Het hebben van een goede marketingstrategie en sales plan, degelijke SEO, content zoals blogposts en social media posts, (online) advertenties etc. zijn slechts een middel om meer klanten te bereiken, maar dit wordt geenszins gegarandeerd. Say it with words is niet gehouden tot bewaring van de bestanden, ontwerpen of andere aan de klant overhandigde/doorgestuurde materialen.

De aansprakelijkheid van Say it with words, contractueel en extracontractueel, is beperkt tot drie (3) keer het bedrag dat Say it with words aan de klant heeft gefactureerd voor de betrokken opdracht. 

Say it with words zal in geen geval verplicht worden tot het vergoeden van schade ingevolge een verlies van baten, goodwill, handelsopportuniteiten of verwachte voordelen of besparingen, verlies of vernietiging of beschadiging van de gegevens, noch tot het vergoeden van (andere) onrechtstreekse of gevolgschade zoals maar niet beperkt tot schade aan derden. 

Say it with words sluit haar aansprakelijkheid geenszins uit voor fraude, bedrieglijk opzet, grove nalatigheid of wanneer de vigerende wettelijke bepalingen een voormelde beperking of uitsluiting niet zouden toelaten.  

Onverminderd dwingende wettelijke bepalingen of bepalingen van openbare orde, vervalt elke aanspraak ten aanzien van Say it with words in elk geval indien de vordering in rechte niet is ingesteld binnen het jaar nadat de omstandigheid die aanleiding geeft of kan geven tot aansprakelijkheid ontdekt wordt, of redelijkerwijs kon ontdekt worden. 

Indien Say it with words wordt aangesproken ingevolge een fout of nalatigheid van Say it with words en een derde en/of de klant, zal Say it with words ten hoogste aangesproken kunnen worden voor de schade die rechtstreeks is veroorzaakt door de fout of nalatigheid van Say it with words zonder hoofdelijk of in solidum gehouden te zijn met die derde en/of de klant. 

De klant zal Say it with words vrijwaren tegen vorderingen van derden in verband met of voortvloeiende uit de opdracht ingevolge zijn fout. 

19. Niet-afwerving

De klant verbindt zich er zich toe om gedurende de duurtijd van deze overeenkomst en gedurende een periode van twaalf (12) maanden na de beëindiging ervan, noch rechtstreeks noch onrechtstreeks, voor eigen rekening of voor rekening van derden, op gelijk welke wijze of vorm, een (voormalig) werknemer of (voormalig) onderaannemer van Say it with words af te (laten) werven, mee samen te werken voor gelijke of gelijkaardige opdrachten of dergelijke personen aan te sporen of er toe te bewegen om aan minder gunstige voorwaarden samen te werken met Say it with words. Partijen bevestigen uitdrukkelijk dat, in geval zou komen vast te staan dat deze beperking niet is toegestaan door de toepasselijke wetgeving of rechtspraak, deze beperking niet geacht zal worden nietig of ongeldig te zijn, maar dat ze beperkt zal worden tot zover maximaal toegelaten.

20. Slotbepalingen

De klant kan zijn overeenkomst of een deel ervan niet overdragen aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Say it with words. 

Geen van beide partijen verkrijgt op grond van de overeenkomst enig recht, enige macht of bevoegdheid om op te treden als werknemer, agent of vertegenwoordiger van de andere partij, voor welke doeleinden dan ook of om de andere partij te verbinden op welke wijze dan ook, zonder de voorafgaande toestemming van de andere partij.

De eventuele nietigheid van een of meerdere van de bepalingen van deze algemene voorwaarden doet geen afbreuk aan de toepasselijkheid van alle andere clausules. In geval van nietigheid van een of meerdere bepalingen, zullen de klant en Say it with words, in de mate van het mogelijke volgens hun overtuiging, onderhandelen om de nietige bepaling(en) te vervangen door (een) equivalente bepaling(en) die beantwoord(t)(en) aan de algemene geest van deze algemene voorwaarden.

Het Belgische recht is van toepassing op de overeenkomst tussen Say it with words en de klant. Alle geschillen tussen Say it with words en de klant behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbank van het arrondissement waar Say it with words haar vestigingsadres heeft.